Als je tijdelijk beperkt bereikbaar of onbereikbaar bent, is het handig om een out of office te gebruiken. Maar wat is belangrijk om in een out of office bericht te vermelden en hoe maak je een grappige out of office? Wij vertellen je er meer over.
Wat is een out of office?
Een out of office is een automatisch antwoord van het e-mailprogramma wat je gebruikt. Zo een bericht kan je instellen als je niet aan het werk bent. Zo een automatisch bericht kan je bijvoorbeeld instellen voor op je vaste vrije dag, maar je kan het ook instellen voor als je op vakantie bent. Stel dat je een week op vakantie bent, dan vermeld je in het automatische bericht dat je van datum A tot en met datum B niet bereikbaar bent vanwege een vakantie. Een out of office is een belangrijk communicatiemiddel waar bedrijven bepaalde richtlijnen omheen kunnen opstellen.
Wanneer gebruik je een out of office?
Een out of office kan in meerdere gevallen gebruikt worden. Dit kan bijvoorbeeld zijn voor een vaste vrije dag of voor vakantie, maar er zijn ook andere redenen om een out of office in te stellen:
- Afwezigheid vanwege ziekte
Iedereen is wel eens ziek, maar het kan ook wel eens voorkomen dat je langdurig ziek wordt. In dit laatste geval is het van belang dat je een out of office instelt. - Afwezigheid vanwege persoonlijke situatie
Het kan ook voorkomen dat je vanwege een persoonlijke situatie niet aanwezig kan zijn en dus ook niet in staat bent om mails te beantwoorden. Een persoonlijke situatie kan bijvoorbeeld een overlijdensgeval zijn, maar als werknemer ben je niet verplicht dit kenbaar te maken aan collega’s en dus ook niet aan klanten. Zorg daarom voor een passende out of office. - Afwezigheid vanwege zwangerschap
Tijdens een zwangerschap komt er ook een moment dat het zwangerschapsverlof ingaat, je bent dan voor een aantal maanden afwezig en het is dus een goed idee om hier een passende out of office voor in te stellen.
Het opstellen van een automatisch bericht
Het opstellen van een goed automatisch bericht is niet voor iedereen even makkelijk. Maar het is wel essentieel om te hebben en met een goed bericht bereik je meer. Vooral als je voor langere tijd afwezig of niet bereikbaar zal zijn, is het van belang dat je dit kenbaar maakt aan zowel je collega’s als je klanten.
Begin in het automatische bericht met een groet, vervolgens de reden dat je niet bereikbaar bent en hoelang dit zal duren. Wees specifiek, vermeld dus een datum want dit geeft duidelijkheid naar de personen die jou proberen te contacteren. Daarnaast is het natuurlijk ook van belang dat je doorverwijst naar een ander contactpersoon, dit is iemand bij wie ze ook terecht kunnen voor eventuele vragen of iemand die jouw werk tijdelijk overneemt.
Hoe maak je een grappige out of office?
Je kan een out of office instellen hoe je zelf wilt, zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om een grappige out of office op te stellen. Maar hoe maak je een grappige out of office, wat zet je erin en welke “grappen” kan je er liever uithalen. Als eerst is het handig om te bedenken of in jouw situatie een grappige out of office überhaupt wel gepast is, is het geval van een overlijden of ziekte kan je dit misschien beter achterwegen laten.
Als je wil opvallen met een automatisch bericht, kan het vermelden van een grapje wel eens een goede manier zijn. Als je op vakantie bent is het leuk om een grappige out of office te maken, voorbeelden hiervan zijn:
- Goedemorgen/middag/avond, op dit moment ben ik op vakantie en zal ik tot *datum* geen mails kunnen beantwoorden, maar mijn collega’s zijn er gelukkig wel! Stuur hen gerust een mail, dan hoeven ze niet de hele tijd te denken aan hoeveel ze mij missen.
- Hallo, je dacht vast, ‘zo die reageert snel!’ Maar ik moet je helaas teleurstellen, ik ben tot en met *datum* op vakantie en zal tot die tijd niet reageren op mails, gelukkig zijn mijn collega’s er wel en kan je met al je dringende vragen bij hen terecht!
Ook interessant:
Wat is performance marketing?
Wat kost adverteren op Facebook?
